Van onoverzichtelijke spreadsheets naar overal direct financieel inzicht. Nooit had Laura Vlasblom gedacht dat ze het zo leuk zou vinden om ‘s avonds op de bank de bedrijfsresultaten van de afgelopen week te bekijken. Zeker niet toen Laura in 2013 besloot om haar passie voor mode een vervolg te geven door haar eigen tassenlijn op te zetten: Elvy Fashion.

Elvy Fashion richt zich met haar tasjes op ‘Women on the Move’. Ondernemende vrouwen en meiden die eropuit gaan. De stad in, naar het strand, naar een concert of naar een festival. En dan loop je liever niet met zo’n onhandige zware tas te slepen. De Elvy tasjes zijn stuk voor stuk handzaam, licht en cross-over te dragen.

Alles in spreadsheets

Waar Laura wel veel passie voor mode had, had ze minder feeling met financiën en het beheren van haar relaties. Haar klanten en leveranciers werden, evenals verkoop- en inkoopfacturen, beheerd in Excel.

Commerciële e-mails naar klanten werden niet verstuurd omdat ze er te weinig tijd voor had. Laura wilde gewoon doen wat ze het leukste vond: ontwerpen, produceren en face-to-face verkopen. Alles er omheen was bijzaak.

Freelancer Annemieke Fernhout begon in september 2015 met het ondersteunen van Laura op administratief en communicatief vlak. Ze kwam er snel achter dat Laura meer structuur nodig had. “Laura kon niet direct zien hoeveel BTW ze moest betalen, hoeveel zij nog van haar klanten moest ontvangen en wat ze nog aan haar leveranciers moest betalen. Kortom: geen financieel overzicht”, vertelt Annemieke.

Direct financieel overzicht

“Financieel overzicht was echter wel noodzakelijk omdat de voorraden tasjes voorgefinancierd moeten worden. Dan moet je ook weten wat je kunt uitgeven”, vervolgt Annemieke. De vele spreadsheets werden verleden tijd. Begonnen werd met het (importeren en) invoeren van relatiegegevens, inkoop- en verkoopfacturen.

“De keuze voor YouBaze was simpel. Ik kon gratis beginnen, gebruik maken van alle beschikbare features in YouBaze en wist dat een betaald abonnement zeer betaalbaar zou zijn”, aldus Annemieke.

Gratis lifetime upgrade

Elvy tassen collectie

De Elvy tassencollectie is een gat in de markt

Laura en Annemieke waren na één maand al helemaal om. Ze besloten gebruik te gaan maken van een betaalde versie waardoor ze geen beperkingen meer hadden qua hoeveelheid aan te maken in- en verkopen.

Elvy Fashion maakte hiervoor gebruik van de tijdelijke aanbieding van YouBaze voor een lifetime upgrade. Ze betalen nu voor het gebruik van een Single versie (één gebruiker) terwijl ze genieten van de voordelen van een Triple versie.

Nu kunnen ze met drie personen tegelijk gebruik maken van YouBaze. Handig omdat hierdoor ook de accountant directe inzage gegeven kon worden.

Klanten mailen via MailChimp

“Ik heb inmiddels alle leveranciers, klanten en persrelaties ingevoerd en klanten waarvan we weten dat ze gemaild mogen worden op de nieuwsbrieflijst gezet. Wat heel makkelijk is, is dat ik overal kan inloggen omdat alles in de cloud staat.

Bovendien zet YouBaze alle relaties die we mogen mailen automatisch op de mailinglijst in MailChimp, het platform waar we onze mailcampagnes mee versturen. En wanneer mensen zich uitschrijven in MailChimp, dan worden ze in ons YouBaze account ook direct van de nieuwsbrieflijst afgehaald. Heb ik dus geen omkijken naar. Super handig”, aldus Fernhout.

YouBaze bespaart tijd en geld

Laura Vlasblom, Elvy Fashion, bespaart tijd en geld met YouBaze CRM

Laura Vlasblom, Elvy Fashion

Laura vertelt enthousiast: “Ik ontvang nu maandelijks een rapport waarmee ik kan zien hoe mijn bedrijf er financieel voorstaat. Annemieke voert alles in: verkoop- en inkoopfacturen, bonnetjes en visitekaartjes van potentiële klanten die ik ontmoet of bezoek. Ze doet ook mijn BTW-aangiften vanuit YouBaze. Hierdoor kan ik mijn tijd steken in de verkoop en het creatieve proces. Veel leuker.”

Er wordt niet alleen tijd bespaard door het gebruik van YouBaze, maar ook geld. “Annemieke is een stuk goedkoper dan mijn accountant en doordat zij in YouBaze al het voorwerk doet, kan de accountant direct alle gegevens inlezen in Exact Online. Hij maakt de jaarrekeningen en doet mijn inkomstenbelasting. Ik bespaar dus tijd én geld en heb 24 uur per dag inzage in mijn financiële gegevens.”